emptyhouse

まいど。

最近個人的にomniPlanとomniFocusをつってるんだけど、自分なりにかなり便利に使えるようになってきた（気がする）
なので、自分なりの使い方を簡単ですがメモとして残してみることにします。

（マニアックなので、ほとんどの人は読みたくないと思います）

１）プロジェクトの内容を検討（omniOutliner）

物件が発生した時に、何をやるか、についてはOutlinerで確認します。
とりあえずメモのように書くのですが、

・やるべきこと
・作業時間
・作業個数

を記入しながら、メモして内容を組み立てます。
この時に何かしらの議事録があれば、それを確認しつつ物件の内容をまとめます。

２）プロジェクトのスケジュール作成（omniPlan）

作業が決まったら、Outliner書類をそのまま、omniPlanにドラッグします。
すると、omniPlanのスケジュールとしてタスクが読み込まれます。
この時、作業時間をいれておけば、omniPlanの方にも作業時間として取り込まれます。
また、アウトラインを作成しておけば、親子関係がグループとして取り込まれます。

omniPlanでは

・プロジェクトの開始日を設定
・タスクのスケジュールを決める
・マイルストーンの設定
・タスクをメンバーに割り当て
・クリティカルパスの確認

をします。
気をつけるべきこととしては、この時メンバーの休日設定などを正しく行うことです。
（休日、稼働できる時間帯など）
このあたりはフォーマットを作っておいて、うまくコピペすればいいかな、と。

３）プロジェクトスケジュールの吐き出し＆取り込み（omniPlan、iCal）

２）ができたら、omniPlanの内容をiCal形式でエクスポートします。
エクスポートの時に「イベント」を選択してください。
読み出したカレンダーデータを、iCalで読み込みします。
ダイアログがでるので、新規イベントとしてカレンダーを読み込みしてください
（プロジェクトの名前が反映されています）
いつ何をやるか、というスケジュールが、iCal上に反映されます。

これを各物件毎にやっていくと、iCal上でプロジェクトを縦に串刺しした形でスケジュールを確認できます。
すると、

「あ、AとBのスケジュールがまったくかぶっている」といったことが確認できるのです。
（これが今までやりにくかった！）

ここでスケジュールのダブりを徹底的に解消します。
この時、iCalでスケジュールの移動を行ってはいけません。
いくら移動を行っても、omniPlanには反映されないのです。

なのでOmniPlanに戻って、スケジュールの変更→書き出し→読み込みを行います。
同じイベント名で読み込みをすると、カレンダーに変更点が反映されます。

とにかくここで、できるだけスケジュールのかぶりをなくします。
あと、まあこれはomniPlanでやるべきことですが、できるだけ工程のオチモレをなくします。

４）omniOutliner形式でスケジュールを書き出し。（omniOutliner）

ここまで来たら、後一歩です。
omniPlanから、こんどはomniOutliner形式でデータを書き出します。
その後、一度Outlinerで開き、不要な部分を削除し保存します。

５）omniFocusにインポート（omniFocus）

書き出したomniOutlinerを、omniFocusに読み込みます。
すると、普通にomniFocusのTodoとして読み込まれます。
日付も作業時間も全部omniPlanの内容が反映されていますので、あとは、プロジェクト名をわかりのいいものに変え、Contextを設定します。

文章で書くと長くなりますが、それでもかなり時間を短縮しつつ、プロジェクト作成からTodo管理までを行うことができます。

難点としては

・５）で修正した内容はomniPlanに反省されない

といったところが現在のところありますが、それでも３）の部分をしっかりやっておくことで、この欠点は補完できるかな、と。
とういかどれだけいいプランをたてたところで、実際のTodoスケジュールに変更はあるので、そこは自動反映しなくてもいいのかな？と。
計画を立てるのが目的ではなくて、プロジェクトを終わらせることが目的なので、そのあたりの厳密さは人によるのかな？と。

逆にこの流れの思わぬ利点として

・iCalでスケジュールカレンダーを提出できる

ってことがあります。
人はやっぱりカレンダーに何をいつやるべきかって書いてあると、その方が読みやすいです。
iCalに一度データをいれてしまえば、印刷でカレンダー形式の印刷ができますので、それが非常に便利かな、と。

ああ、あと

・iPodにスケジュールを持ち出せる

ってことも。人によっては携帯電話にも入れられるのかな？
iPodも携帯電話も、基本はViewerとして使用します。

とうことで、稚拙ながら、上記のような感じでプランニングからスケジュール（GTD）までを作成しています。
とはいえ仕事をしていれば、やはり急ぎの仕事も入ってきますので、スケジュール通りにはいきませんが（笑）
それでもプロジェクトを正確にざっくりつかむのには役立っています。

一昔前だと、こういった工程を管理するのは、専門ソフトを使っていました。
それはとっても効果で、しかもこんなふうにいろんなソフト間でデータを共有することはできませんでした。
ですが、インターネットが反映し、いろんなドキュメントが平準化されたことによって、実売30000円程度のソフトウェアでここまでスケジュール管理ができるのは、自分としては感慨深いです。

まあ、この内容にくいつく人はかなり少ないなｗ
ってことで自己満足の内容でした。

うちの場合、これにもう2,3手を加えています。
（うちの仕事の都合で）

あ、そうそうでもってTodo管理はあくまでomniFocusでやっています。
なので、TodoはGTDの延長線上で行っています。
（iCalのtodoは使っていない）