物もデータも「渡せばおしまい」になってはよくない。

最近引き継ぎ業務があって、その整理をしているんだけど。整理するといらないものとか、そもそもまとまってないものが多い。

封筒に入れておけば書類としてはまとまるけれど、それで整理したつもりになってしまうというのか。その封筒が前任者のものだったり。あるいは自分がもうその内容を忘れていたり。

そうなると結局「見ておいてね」という流れになりがち。本来は、引き継ぎ時にいるもの、いらないもの説明すべきなのだけれど。そうはならない。

説明をしようにも「資料が膨大になってしまった」からだ。どれから手をつけていいのかわからない。その結果相手まかせの「見ておいてね」の流れになってしまう。そういう悪循環。

資料をストックすれば安心だけど、その時に「この資料はいつまで取っておく」とか「この資料の重要度はどれくらい」という期限づけ、ラベルづけをしていないのが、その原因だと思う。

特に資料は、アナログでもデジタルでも。「とりあえずとっておけば、無くすことはない」と思うから、捨てることができない。捨てなくてもいいから「いつまで」という期限をつけておけば良いのだけれど、それもない。

そもそも「整理整頓のルール」自体がないのが問題、ということになるのだろう。このあたりはさすがに学校教育などで「日常の常識」として定着するようにしてしまってもいいのではないかな、と思う。

期限と優先度。この二つがあるだけで、将来への引き継ぎはグッと楽になるし、その先の未来も変わる。

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